Florence Office Support
Versie: 1.0 Datum: 05-2026
Florence Office Support vindt het belangrijk dat persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en transparant worden verwerkt. In deze privacyverklaring leg ik uit welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoe ik ermee omga en welke rechten je hebt.
1. Wie ben ik?
Florence Office Support is de handelsnaam van Florence Hartog.
Florence Office Support Florence Hartog 1622 JJ Hoorn KvK-nummer: 98837036 BtwID: NL005358750B14 E-mail: [email protected] Website: www.florenceofficesupport.nl
Florence Office Support is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die ik voor mijn eigen bedrijfsvoering verwerk.
Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via [email protected].
2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Afhankelijk van de aard van het contact of de opdracht kan ik onder andere verwerken:
- naam en achternaam;
- bedrijfsnaam;
- functie;
- e-mailadres;
- telefoonnummer;
- adres- en vestigingsgegevens;
- gegevens die je zelf verstrekt in e-mails, formulieren of andere communicatie;
- gegevens over afspraken en contactmomenten;
- factuur- en betaalgegevens;
- informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van een opdracht;
- informatie die voorkomt in documenten, planningen, projecten of andere werkzaamheden die ik in opdracht uitvoer.
Ik probeer altijd alleen persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
3. Waarvoor gebruik ik persoonsgegevens?
Ik verwerk persoonsgegevens onder andere voor:
- het beantwoorden van vragen en onderhouden van contact;
- het maken en beheren van afspraken;
- het opstellen van offertes;
- het sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
- het uitvoeren van office-support- en projectwerkzaamheden;
- het beheren van klantrelaties;
- het verzorgen van administratie en facturatie;
- het bewaken van afspraken, acties en deadlines;
- het organiseren van bijeenkomsten en evenementen;
- het verbeteren van mijn dienstverlening;
- het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4. Op welke grondslag?
Ik verwerk persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat.
Afhankelijk van de situatie kan de grondslag zijn:
- het uitvoeren van een overeenkomst;
- het nemen van maatregelen voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting;
- een gerechtvaardigd belang;
- toestemming.
Wanneer verwerking plaatsvindt op basis van toestemming, kan deze toestemming op ieder moment worden ingetrokken.
5. Persoonsgegevens die ik namens klanten verwerk
Tijdens mijn werkzaamheden kan ik toegang krijgen tot persoonsgegevens van bijvoorbeeld klanten, medewerkers, leveranciers of andere relaties van een opdrachtgever.
Wanneer ik deze gegevens uitsluitend namens een opdrachtgever verwerk, kan ik kwalificeren als verwerker in de zin van de AVG.
In dat geval verwerk ik de gegevens uitsluitend volgens de instructies van de opdrachtgever en voor zover noodzakelijk voor de overeengekomen werkzaamheden.
Wanneer dit wettelijk vereist is, sluiten Florence Office Support en de opdrachtgever hiervoor een afzonderlijke verwerkersovereenkomst.
De opdrachtgever bepaalt in die situatie in beginsel het doel en de middelen van de verwerking en blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevensverwerking waarvoor hij of zij verwerkingsverantwoordelijke is.
6. Gevoelige en bijzondere persoonsgegevens
Florence Office Support probeert het verwerken van bijzondere persoonsgegevens zoveel mogelijk te beperken.
Door de aard van sommige opdrachten – bijvoorbeeld binnen de zorg of bij personeelsgerelateerde werkzaamheden – kan het voorkomen dat ik tijdens mijn werkzaamheden persoonsgegevens onder ogen krijg die gevoelig of bijzonder zijn.
Deze gegevens worden niet voor eigen doeleinden gebruikt en worden alleen verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor de opdracht en daarvoor een passende wettelijke grondslag bestaat.
7. Met wie deel ik persoonsgegevens?
Florence Office Support verkoopt persoonsgegevens niet.
Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld wanneer dat noodzakelijk is voor:
- de uitvoering van een overeenkomst;
- noodzakelijke software- en clouddiensten;
- betalingsverwerking;
- boekhouding;
- IT- en technische ondersteuning;
- het uitvoeren van een opdracht;
- het voldoen aan een wettelijke verplichting.
Wanneer een derde persoonsgegevens namens Florence Office Support verwerkt, worden waar nodig passende afspraken gemaakt over de bescherming van die persoonsgegevens.
8. Digitale systemen
Voor mijn dienstverlening kan ik gebruikmaken van digitale systemen voor bijvoorbeeld:
- e-mail;
- agenda;
- documentbeheer;
- cloudopslag;
- administratie;
- projectmanagement;
- communicatie.
Welke systemen worden gebruikt kan veranderen. Ik probeer daarbij gebruik te maken van betrouwbare dienstverleners die passende beveiligingsmaatregelen toepassen.
9. Bewaartermijnen
Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt.
Voor gegevens die onderdeel zijn van mijn administratie, geldt de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.
Na afloop van een opdracht worden gegevens verwijderd, teruggegeven of bewaard zolang dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.
Wanneer persoonsgegevens uitsluitend namens een opdrachtgever zijn verwerkt, worden deze behandeld volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.
10. Beveiliging
Florence Office Support neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging, vernietiging en andere vormen van onrechtmatige verwerking.
Daarbij kan ik onder andere gebruikmaken van:
- sterke wachtwoorden;
- tweestapsverificatie waar mogelijk;
- actuele software;
- beveiligde apparaten;
- toegangsbeperkingen;
- beveiligde cloudomgevingen;
- zorgvuldig documentbeheer;
- vertrouwelijke communicatie.
Hoewel ik passende maatregelen neem, kan geen enkel systeem volledige veiligheid garanderen.
Wanneer zich een beveiligingsincident voordoet, beoordeel ik of sprake is van een datalek en handel ik overeenkomstig de wettelijke verplichtingen.
11. Cookies
De website van Florence Office Support kan gebruikmaken van cookies.
Functionele cookies kunnen noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website.
Wanneer de website gebruikmaakt van analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies, wordt waar nodig vooraf toestemming gevraagd.
De daadwerkelijke cookie-instellingen zijn afhankelijk van de technische inrichting van de website.
12. Nieuwsbrieven en commerciële communicatie
Wanneer Florence Office Support nieuwsbrieven of andere commerciële communicatie verstuurt, gebeurt dit overeenkomstig de toepasselijke wet- en regelgeving.
Wanneer voorafgaande toestemming nodig is, wordt deze gevraagd.
Je kunt je op ieder moment afmelden voor commerciële communicatie.
13. Jouw rechten
Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je:
- inzage vragen in jouw persoonsgegevens;
- persoonsgegevens laten corrigeren;
- verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens;
- verzoeken om beperking van de verwerking;
- bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen;
- verzoeken om overdracht van persoonsgegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
- eerder gegeven toestemming intrekken.
Een verzoek kan worden gestuurd naar:
Om persoonsgegevens niet aan de verkeerde persoon te verstrekken, kan ik vragen om de identiteit van de verzoeker te controleren.
14. Afhandeling van verzoeken
Ik reageer zo snel mogelijk en binnen de wettelijke termijn op een privacyverzoek.
Wanneer een verzoek complex is of wanneer meerdere verzoeken worden ingediend, kan de wettelijke mogelijkheid tot verlenging worden toegepast. In dat geval informeer ik je daarover.
15. Klachten
Heb je een klacht over de manier waarop Florence Office Support met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact met mij op via:
Ik probeer de klacht vervolgens samen met je op te lossen.
Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
16. Wijzigingen
Florence Office Support kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer mijn dienstverlening, werkwijze, gebruikte technologie of wetgeving verandert.
De meest actuele versie wordt gepubliceerd op:
www.florenceofficesupport.nl
De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze privacyverklaring.
17. Contact
Voor vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van persoonsgegevens kun je contact opnemen met:
Florence Office Support Florence Hartog 1622 JJ Hoorn KvK: 98837036 E-mail: [email protected] Website: www.florenceofficesupport.nl
Laatste wijziging: 09-2026