Algemene voorwaarden | Florence Office Support

Florence Office Support

Versie: 1.0 Ingangsdatum: 05-2026

Artikel 1 – Identiteit

Florence Office Support is de handelsnaam van:

Florence Hartog Florence Office Support 1622 JJ Hoorn KvK-nummer: 98837036 BtwID: NL005358750B14 E-mail: [email protected] Website: www.florenceofficesupport.nl

Hierna te noemen: “Florence Office Support”.

De opdrachtgever wordt hierna aangeduid als “Opdrachtgever”.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, overeenkomsten en werkzaamheden van Florence Office Support.
Afwijkingen van deze voorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze schriftelijk zijn overeengekomen.
De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van de Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
Wanneer een bepaling uit deze voorwaarden nietig blijkt of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen dan in overleg een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel van de oorspronkelijke bepaling.

Artikel 3 – Dienstverlening

Florence Office Support biedt onder andere ondersteuning op het gebied van office support, virtual assistance, planning, organisatie, administratie, communicatie, klantcontact, projectondersteuning, procesverbetering en het organiseren van bijeenkomsten en evenementen.
De exacte werkzaamheden worden per opdracht vastgelegd in een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst.
Florence Office Support voert de werkzaamheden naar beste inzicht en vermogen uit.
Florence Office Support heeft een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een bepaald resultaat is overeengekomen.
Florence Office Support is zelfstandig verantwoordelijk voor de wijze waarop de overeengekomen werkzaamheden worden uitgevoerd, binnen de gemaakte afspraken met de Opdrachtgever.

Artikel 4 – Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

Een offerte van Florence Office Support is vrijblijvend, tenzij anders vermeld.
Een overeenkomst komt tot stand nadat de Opdrachtgever de offerte of opdracht schriftelijk heeft aanvaard of nadat Florence Office Support met instemming van de Opdrachtgever met de werkzaamheden is begonnen.
Een offerte is gebaseerd op de informatie die de Opdrachtgever op het moment van aanvragen heeft verstrekt.
Wanneer tijdens de uitvoering blijkt dat de werkzaamheden wezenlijk omvangrijker zijn dan vooraf ingeschat, wordt dit zo snel mogelijk met de Opdrachtgever besproken.

Artikel 5 – Uitvoering en samenwerking

De Opdrachtgever verstrekt tijdig alle informatie, documenten, toegang en medewerking die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de opdracht.
Florence Office Support mag ervan uitgaan dat door de Opdrachtgever verstrekte informatie juist en volledig is, tenzij er aanleiding bestaat om hieraan te twijfelen.
Vertraging die ontstaat doordat informatie, toegang of medewerking niet tijdig beschikbaar is, komt niet voor rekening van Florence Office Support.
Florence Office Support zal belangrijke knelpunten of omstandigheden die invloed kunnen hebben op de uitvoering zo snel mogelijk melden.
Florence Office Support kan, wanneer dit voor de uitvoering noodzakelijk is, derden inschakelen. Waar persoonsgegevens worden verwerkt, worden de toepasselijke AVG-verplichtingen in acht genomen.

Artikel 6 – Tarieven en meerwerk

De overeengekomen tarieven worden vermeld in de offerte of overeenkomst.
Tenzij anders overeengekomen, worden werkzaamheden op basis van nacalculatie gefactureerd.
Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke opdracht vallen, kunnen als meerwerk worden beschouwd.
Florence Office Support informeert de Opdrachtgever waar redelijkerwijs mogelijk vooraf over meerwerk en de verwachte kosten daarvan.
Werkzaamheden die noodzakelijk zijn als gevolg van onvolledige, onjuiste of te laat aangeleverde informatie van de Opdrachtgever kunnen als meerwerk worden aangemerkt.

Artikel 7 – Betaling

Facturen dienen binnen 14 dagen na factuurdatum te worden betaald, tenzij schriftelijk een andere betalingstermijn is overeengekomen.
Bezwaren tegen een factuur schorten de betalingsverplichting van het onbetwiste gedeelte niet op.
Wanneer betaling niet tijdig plaatsvindt, is de Opdrachtgever na het verstrijken van de betalingstermijn in verzuim, voor zover de wet dit toestaat.
Bij niet-tijdige betaling kan Florence Office Support wettelijke rente en redelijke buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen overeenkomstig de wettelijke regels.
Florence Office Support mag bij uitblijvende betaling haar werkzaamheden opschorten, nadat de Opdrachtgever daarvan op de hoogte is gesteld, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Artikel 8 – Duur en beëindiging

Een overeenkomst kan worden aangegaan voor bepaalde of onbepaalde tijd.
Bij een overeenkomst voor onbepaalde tijd kunnen partijen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één maand, tenzij anders overeengekomen.
Een overeenkomst voor bepaalde tijd eindigt op de overeengekomen einddatum, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken.
Wanneer een van beide partijen wezenlijk tekortschiet in de nakoming van de overeenkomst, kan de andere partij – voor zover wettelijk toegestaan – de overeenkomst beëindigen nadat de tekortschietende partij een redelijke mogelijkheid heeft gekregen om het tekortkoming te herstellen.
Bij beëindiging worden reeds uitgevoerde werkzaamheden en gemaakte kosten afgerekend.

Artikel 9 – Annulering van afspraken en werkzaamheden

Wanneer een Opdrachtgever een ingeplande afspraak, werkzaamheden of een evenement annuleert, kunnen reeds gemaakte kosten en gereserveerde uren in rekening worden gebracht.
Voor projecten en evenementen kunnen aanvullende annuleringsvoorwaarden worden overeengekomen, afhankelijk van de aard en omvang van het project.
Eventuele externe kosten die Florence Office Support op verzoek van de Opdrachtgever heeft gemaakt, zoals locatie-, reis-, materiaal- of leverancierskosten, blijven voor rekening van de Opdrachtgever wanneer deze niet meer kosteloos kunnen worden geannuleerd.

Artikel 10 – Vertrouwelijkheid

Florence Office Support behandelt vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever zorgvuldig en vertrouwelijk.
Vertrouwelijke informatie wordt uitsluitend gebruikt voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.
De geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de overeenkomst van kracht.
Deze verplichting geldt niet wanneer informatie openbaar is, rechtmatig van een derde is verkregen of op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt.

Artikel 11 – Privacy en persoonsgegevens

Florence Office Support verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor de eigen verwerking van persoonsgegevens is de privacyverklaring van Florence Office Support van toepassing.
Wanneer Florence Office Support persoonsgegevens namens de Opdrachtgever verwerkt, wordt – wanneer wettelijk vereist – een afzonderlijke verwerkersovereenkomst gesloten.
De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van persoonsgegevens die aan Florence Office Support worden verstrekt en voor de instructies die aan Florence Office Support worden gegeven, voor zover de Opdrachtgever daarvoor als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is.
Florence Office Support verwerkt persoonsgegevens niet voor eigen doeleinden wanneer zij deze uitsluitend als verwerker namens de Opdrachtgever verwerkt.

Artikel 12 – Intellectueel eigendom

Voor zover Florence Office Support zelf documenten, formats, werkwijzen, teksten, modellen of andere materialen ontwikkelt, blijven intellectuele eigendomsrechten daarop bij Florence Office Support, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
De Opdrachtgever krijgt na volledige betaling een gebruiksrecht voor materialen die specifiek voor de Opdrachtgever zijn gemaakt, voor zover dit past binnen de aard van de opdracht.
Bestaande kennis, methodes, formats, templates en algemene werkwijzen van Florence Office Support blijven eigendom van Florence Office Support.
De Opdrachtgever mag materialen niet zonder toestemming commercieel exploiteren of aan derden beschikbaar stellen wanneer dit verder gaat dan het normale gebruik binnen de eigen organisatie.

Artikel 13 – Aansprakelijkheid

Florence Office Support voert werkzaamheden zorgvuldig en professioneel uit.
Florence Office Support is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreeks gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst, voor zover die aansprakelijkheid niet wettelijk is uitgesloten.
De aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat voor de betreffende werkzaamheden in de drie maanden voorafgaand aan de gebeurtenis waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft door de Opdrachtgever aan Florence Office Support is betaald, met als maximum het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering van Florence Office Support wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eventueel toepasselijke eigen risico.
Florence Office Support is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, omzetverlies, winstderving, gemiste besparingen of schade als gevolg van bedrijfsstagnatie, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
De beperkingen in dit artikel gelden niet wanneer sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid van Florence Office Support of wanneer een beperking wettelijk niet is toegestaan.
Florence Office Support is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat de Opdrachtgever onjuiste, onvolledige of te late informatie heeft verstrekt.

Artikel 14 – Verantwoordelijkheid voor beslissingen

Florence Office Support kan adviseren, signaleren en ondersteunen, maar de Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor eigen bedrijfsbeslissingen.
De Opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor besluiten op het gebied van bijvoorbeeld personeel, financiën, juridische zaken, zorginhoudelijke beslissingen en andere specialistische onderwerpen waarvoor Florence Office Support niet als adviseur is ingeschakeld.
Wanneer werkzaamheden afhankelijk zijn van informatie of goedkeuring van de Opdrachtgever, blijft de Opdrachtgever verantwoordelijk voor de juistheid van die informatie en goedkeuring.

Artikel 15 – Overmacht

Florence Office Support is niet gehouden tot vergoeding van schade wanneer zij haar verplichtingen tijdelijk of blijvend niet kan nakomen door omstandigheden die redelijkerwijs buiten haar invloed liggen.
Onder overmacht kunnen onder andere vallen: ernstige ziekte, langdurige uitval, storingen in internet- of softwaresystemen, stroomstoringen, cyberincidenten, overheidsmaatregelen, natuurrampen en andere omstandigheden die redelijkerwijs niet konden worden voorzien of voorkomen.
Florence Office Support informeert de Opdrachtgever zo snel mogelijk wanneer een situatie van overmacht invloed heeft op de dienstverlening.
Partijen proberen in overleg een passende oplossing te vinden.

Artikel 16 – Klachten

Klachten over de dienstverlening dienen zo snel mogelijk en bij voorkeur schriftelijk te worden gemeld.
De Opdrachtgever geeft Florence Office Support daarbij voldoende informatie om de klacht te kunnen beoordelen.
Florence Office Support probeert een klacht in overleg met de Opdrachtgever naar redelijkheid op te lossen.
Een klacht schort de betalingsverplichting niet op, tenzij het betreffende deel van de factuur aantoonbaar en redelijkerwijs onderwerp van de klacht is.

Artikel 17 – Relatiebeding

De Opdrachtgever zal tijdens de samenwerking en gedurende twaalf maanden na beëindiging daarvan niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Florence Office Support medewerkers, zelfstandige hulppersonen of structureel ingeschakelde samenwerkingspartners van Florence Office Support rechtstreeks benaderen met het doel deze buiten Florence Office Support om in te schakelen, voor zover dit een wezenlijke ondermijning van de samenwerking met Florence Office Support zou opleveren.
Dit artikel is niet bedoeld om normale zakelijke contacten of algemene arbeidsmarktbenadering te verhinderen.

Artikel 18 – Wijziging van de algemene voorwaarden

Florence Office Support kan deze algemene voorwaarden wijzigen.
Bij een lopende overeenkomst worden wezenlijke wijzigingen tijdig aan de Opdrachtgever meegedeeld.
Wanneer de wijziging nadelige gevolgen heeft voor de Opdrachtgever, krijgt de Opdrachtgever – voor zover wettelijk vereist – de mogelijkheid de overeenkomst op te zeggen.

Artikel 19 – Toepasselijk recht en geschillen

Op overeenkomsten met Florence Office Support is Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
Wanneer een geschil niet onderling kan worden opgelost, wordt het voorgelegd aan de bevoegde rechter volgens de wettelijke regels.

Artikel 20 – Slotbepaling

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld voor de dienstverlening van Florence Office Support en zijn van toepassing vanaf de hierboven vermelde ingangsdatum.

Florence Office Support Florence Hartog 1622 JJ Hoorn KvK 98837036 [email protected] www.florenceofficesupport.nl